آموزش سئو

راهنمای کارآفرینان کار برون سپاری بدون افت کیفیت

اکتبر 14, 2020

برون سپاری

صرف نظر از اینکه در کدام صنعت فعالیت می کنید ، همیشه کارهای بیشتری نسبت به زمان برای انجام این کار وجود دارد.

این بدان معنی است که همیشه چیزی کم است ، همیشه کارهای بیشتری باید انجام شود ، و شرکت های جدید اغلب از انتظارات و مهلت خود عقب می مانند.

یکی از موذیانه ترین قسمت ها این است که منجر به استرس عظیم می شود. طبق گفته مربی تجارت مایکل هایت ، 45٪ از کارآفرینان تحت فشار هستند.

برون سپاری روش دیوانه وار Infographic Michael Hyatt

بنابراین ، یک کارآفرین پر کار چه کاری باید انجام دهد؟

پاسخ های زیادی وجود دارد و همه برای هر نوع کارآفرینی کار نمی کنند. اما جوابی که بیشتر و بیشتر صاحبان مشاغل به آن روی می آورند ، پاسخی ساده است: برون سپاری.

برون سپاری این است که کار شما را خارج از شغل اصلی خود به شخص دیگری بدهید.

این می تواند از طریق فریلنسینگ یا استخدام یک شرکت دیگر (مانند مرکز تماس) برای مدیریت بخش هایی از تجارت شما باشد.

حتی می توانید با حمل و نقل فرآیندی مانند تولید به خارج از کشور ، کار خود را برون سپاری کنید.

با این حال ، برای بیشتر صاحبان مشاغل کوچک ، این به معنای کار کردن شخصی در خارج از تجارت است.

اما این سوال اجتناب ناپذیر مطرح می شود: چگونه اطمینان حاصل می کنید که کیفیت ثابت بماند؟

سایر افراد خارج از شرکت شما درک مشابهی از ارزشهای فرهنگی شما و انگیزه یکسان برای تولید کار با کیفیت بالا ندارند ، درست است؟

خوب ، خیلی سریع نیست.

در این راهنما ، همه چیزهایی را که باید در مورد برون سپاری بدانید یاد می گیرید در حالی که از اشتباهاتی که می تواند برای شما با کیفیت هزینه داشته باشد اجتناب کنید.

اما قبل از اینکه ما بتوانیم استراتژی های خاص را پوشش دهیم ، باید بدانید که چرا می خواهید منابع خود را به خارج از کشور برسانید.

بفهمید چرا می خواهید منابع خود را از منابع خارج کنید

در پایان روز ، تنها دلیلی که باید برون سپاری کنید باید این باشد که می توانید از طریق برون سپاری درآمد بیشتری نسبت به عدم برون سپاری کسب کنید.

گرچه ممکن است برای برون سپاری هیجان انگیز به نظر برسد ، اما معنایی ندارد مگر اینکه معنای مالی داشته باشد.

به همین ترتیب ، برون سپاری روشی برای انجام کارهای غیر ضروری بیشتر نیست. از برون سپاری به عنوان ابزاری برای پیشبرد فروش و درآمد استفاده کنید.

با این وجود ، به شما کمک می کند تا به بررسی مکانی که می توانید از طریق برون سپاری کارایی و درآمدزایی خود را بهبود ببخشید ، بپردازید.

با توجه به Wasp Barcode Technologies ، پنج بزرگترین چالش پیش روی مشاغل کوچک مرکز مدیریت کارکنان و سود.

آنها در حال استخدام کارمندان جدید ، افزایش سود ، مراقبت های بهداشتی کارمندان ، رشد درآمد و گردش پول هستند.

برون سپاری چالش ها را درک می کند

انجام هرگونه برون سپاری که انجام می دهید باید در کنار گذاردن دردسرهای جدید کارمندان ، به شما در رسیدن به سه هدف (افزایش سود ، رشد درآمد یا افزایش جریان نقدی) کمک کند.

در اینجا چگونگی کشف دقیق مواردی را که می توانید در خارج از کشور انجام دهید و آنچه را که نمی توانید پیدا کنید.

لیستی از کارهای معمول تهیه کنید

من توصیه می کنم نگاهی دقیق به نحوه صرف وقت خود در حال حاضر بیندازید و بر اساس آنچه داده ها به شما می گویند تنظیم کنید.

برای شروع ، توصیه می کنم زمان خود را با آن دنبال کنید RescueTime. این یک برنامه ساده است که در رایانه شما مخفی است و بهره وری شما را ردیابی می کند.

دریابید که چه چیزی را باید با نرم افزار مدیریت زمان RescueTime

بعد از چند ماه که آن را اجرا کردید ، پیدا کنید چه وظایفی را باید از آن خارج کنید. برای بررسی محل صرف وقت خود ، روی نماد RescueTime در نوار منو کلیک کنید.

برون سپاری چگونه به استفاده از زمان نجات

“رفتن به داشبورد …” را از فهرست انتخاب کنید.

نحوه برون سپاری با استفاده از منوی زمان نجات

در داشبورد ، نمای کلی از نحوه گذران وقت خود به شما ارائه می شود.

RescueTime داشبورد روزانه خود را به بیرون برسانید

برای گزینه Reports ، روی گزینه گوشه سمت راست بالا کلیک کنید. برنامه ها و وب سایت ها را انتخاب کنید.

با RescueTime داشبورد روزانه خود را تأمین کنید 1

بازه زمانی را که می خواهید مشاهده کنید انتخاب کنید.

مراجعه به RescueTime همه فعالیت ها 1

از این طریق می توانید ببینید چه مناطقی زودتر به بیشتر وقت شما احتیاج داشتند.

به طور معمول ، بزرگترین زمینه ها صلاحیت های اصلی شما هستند. تا زمانی که به طور گسترده ای وقت خود را اشتباه مدیریت نکنید ، اینها مناطقی هستند که در آنها برتری دارید.

با نگاه به برنامه های دیگری که وقت شما را می گیرند ، احتمالاً فعالیت هایی با کیفیت کلی پایین تر را مشاهده خواهید کرد.

این فعالیت ها با بازدهی کمتر است. به طور معمول ، اینها بهترین کاندیداهای شما برای برون سپاری هستند.

RescueTime کلیه فعالیتها

وظایفی را پیدا کنید که در انجام آنها مهارت چندانی ندارید

روش دوم برای درک فرصت های برون سپاری با مشاهده مناطقی است که شما (یا کارمندان فعلی خود) در آن برتری ندارید.

این مزایای زیادی را برای شما فراهم می کند.

ابتدا می توانید این کارها را توسط شخصی انجام دهید که مهارت بیشتری در انجام آنها داشته باشد.

این بدان معناست که شما نگران نخواهید بود که کارمندانتان در کاری که واقعاً به خوبی درک نمی کنند ، به هم ریخته اند.

دوم ، شما می توانید با صرفه اقتصادی مقیاس به این وظایف برسید.

اگر شما برای تبلیغات پولی به کمک نیاز دارید، به عنوان مثال ، می توانید آژانس استخدام کنید تا طراحی ، اجرا و آزمایش را مدیریت کند.

این مقرون به صرفه تر از استخدام تمام این کارمندان به صورت نیمه وقت یا انتظار یک کارمند تمام وقت در شرکت شما برای درک هر یک از این مهارت ها است.

سوم ، شما قادر خواهید بود بر روی مهمترین موارد تمرکز کنید.

در قلب آن ، تمرکز بر صلاحیت های اصلی کسب و کار شما و واگذاری مابقی در واقع چیزی است که باعث ایجاد یک شرکت موفق می شود.

بیشتر اوقات ، این بزرگترین مزیت برون سپاری شما خواهد بود. با اجازه دادن به شخص دیگری می توانید لیست حقوق و دستمزد شما یا سایر کارها را انجام دهد ، می توانید زمان بیشتری را به حمل و نقل محصول بهتر اختصاص دهید.

تمرکز روی موضوعات اصلی بالا بود به گفته Link Vista Digital ، دلیل برون سپاری ، همراه با کاهش هزینه های عملیاتی است.

اینفوگرافیک چگونه برون سپاری کار می کند jpg 4058 8299

بنابراین اکنون که می دانید چه کارهایی را باید در خارج از کشور انجام دهید ، چند دام وجود دارد که باید از آنها مراقب باشید.

اینها مناطقی است که شما باید به طور فعال بدنبال جلوگیری از برون سپاری و نگه داشتن آنها در نزدیکی شغل اصلی خود باشید.

چه چیزهایی را نباید از طریق برون سپاری

چیزی به عنوان برون سپاری بیش از حد وجود دارد. اگر شروع به دیگران کنید تا وظایفی را که شرکت شما در آن برتری دارد انجام دهند ، می توانید زمینه را از دست بدهید.

اگر می توانید همه چیز را به خارج از کشور برسانید ، رقبای شما فقط چند فریلنسر فاصله دارند تا شما را در بازی خود شکست دهند.

اول ، شما باید اطمینان حاصل کنید که چیزی صلاحیت اصلی شما نیست. گرچه ممکن است فکر کنید این شغل اصلی شماست ، لزوماً صلاحیت اصلی در محصولی که تولید می کنید نیست.

نویسندگان زیادی وجود دارند که دارای نویسندگان ارواح هستند و کتاب های خود را می نویسند. اما از آنجا که آنها ایده ها و چارچوب اساسی موفقیت آمیز کتاب ها را حفظ می کنند ، این مدل برای آنها مفید است.

راز واقعاً در مزیت رقابتی شماست.

چه چیزی شما را از هم متمایز می کند؟ چه چیزی محصول شما را از سایر محصولات متفاوت می کند؟ چه اشتیاق ، تمرکز یا انتخابی تجارت شما را تعریف می کند؟

مثال کامل این اپل است. در حالی که اپل بیشتر تولیدات خود را برون سپاری می کند ، طراحی همچنان در داخل انجام می شود.

هرکسی می تواند یک گوشی هوشمند بسازد ، اما فقط اپل می تواند آن را شبیه آیفون کند.

اگر می دانید چیزی صلاحیت اصلی یا بخشی از مزیت رقابتی شما نیست ، دو سوال وجود دارد که باید بپرسید.

اول ، آیا این فقط کاری است که من برای پس انداز پول انجام می دهم؟

اغلب اوقات ، دلایل خوبی برای برون سپاری وجود دارد که شامل پول می شود. اما همچنین مواردی وجود دارد که پول به خوبی خرج می شود.

به عنوان مثال ، اگر قصد دارید خدمات مشتری خود را برای صرفه جویی در هزینه خود بپردازید ، احتمالاً ناامید خواهید شد.

همه کارها صرفاً بر اساس پول مورد نظر نیستند و شما در واقع می توانید در طولانی مدت فقط با تمرکز بر پول در کوتاه مدت ، ضرر کنید.

مقاله مرتبط  خدمات مشاوره بازاریابی دیجیتال

در آخر ، باید بپرسید که آیا این فقط به این دلیل است که انجام یک کار را دوست ندارید.

اگرچه فکر کردن در مورد برون سپاری پروژه ای که نمی خواهید انجام دهید می تواند خوب باشد ، اما این اغلب یک اشتباه است.

قسمتهای مهم شرکت شما ، مانند فروش یا استخدام ، اغلب کمترین قسمتهای شغلی یک کارآفرین است.

اما اگر این موارد را به خارج از کشور برسانید ، تفاوت در شرکت را مشاهده خواهید کرد.

اینها مهارتهایی است که شما باید آنها را یاد بگیرید (یا کسی را که می تواند آنها را یاد بگیرد استخدام کنید) ، و برون سپاری ساده یک راه حل طولانی مدت نیست.

اکنون که می دانید چه کارهایی را باید در خارج از کشور انجام دهید ، با اولین سطح برون سپاری شروع می کنیم.

چگونه کار خود را با استفاده از نرم افزار برون سپاری کنیم

از نظر فنی ، این کار استخدام شخص دیگری نیست که وظایف شما را برای شما انجام دهد ، اما یک روش عالی برای کاهش حجم کار است.

برون سپاری با نرم افزار مزایای زیادی دارد. این معمولاً بسیار مقرون به صرفه تر از یک کارمند است و فناوری هیچ وقت متوقف نمی شود یا کار نمی کند (معمولاً)

شما همیشه باید قبل از راه حل انسانی به دنبال یک راه حل نرم افزاری باشید. در اینجا سه ​​قسمت وجود دارد که باید در هنگام برون سپاری به رایانه جستجو کنید.

خودکار کردن

تعداد شگفت انگیزی از فرآیندهای دور زدن می تواند خودکار باشد ، از جمله کارهای بازاریابی و اطلاع رسانی.

اگر متوجه شده اید که هر دوره از زمان خود را برای انجام کاری بارها و بارها در رایانه می گذرانید ، این احتمال وجود دارد که بتوانید این موارد را به نرم افزار تبدیل کنید.

صرفه جویی در وقت برای به دست آوردن کار کمی نیست. 94٪ بازاریاب هایی که خودکار می کنند طبق گفته MDG تبلیغات ، این عملکرد شرکت آنها را بهبود بخشیده است.

برون سپاری: 7 تصویری که هر بازاریاب باید برای سال 2017 در نظر بگیرد

تعداد انگشت شماری از ابزارها وجود دارد که می تواند زندگی شما را ساده تر کند. برای کارهای اساسی ، من ابزار رایگان را توصیه می کنم IFTTT.

با IFTTT 1

IFTTT مخفف کلمه If This، then That است. این برنامه ادغام های اساسی را با برنامه ایمیل ، Google Docs و صدها نرم افزار دیگر مدیریت می کند.

این یک روش عالی برای ثبت فاکتورهای شما ، به اشتراک گذاشتن پست در رسانه های اجتماعی یا دریافت یک اعلان متنی است اگر مشتری مهم از شما ایمیل بگیرد.

گرچه بسیاری از کارهایی که انجام می دهد کوچک به نظر می رسد ، اما می توانند به سرعت جمع شوند و ساعتهای بی شماری را در هفته صرفه جویی کنند

وظایف پیشرفته تر ، ابزاری پیشرفته تر را می طلبد و در اینجاست زاپیر جلو می آید.

برون سپاری با نرم افزار بهترین برنامه ها Better together Zapier

Zapier در قلب خود نسخه پیچیده تری از IFTTT است. برخلاف IFTTT ، این برنامه رایگان نیست ، اما عملکرد نرم افزار بیشتر از قیمت آن است.

با استفاده از Zapier می توانید به مشتریانی که برای شما ایمیل ارسال می کنند پاداش بفرستید ، ایمیل های درخواست ویژگی مشتری را دسته بندی و ثبت کنید و مشتریان جدید Stripe را به CRM خود وارد کنید.

اگر چند هفته وقت خود را صرف ساخت سیستم های مکرر در Zapier می کنید ، می توانید با اتوماسیون چند ساعت اضافی یا حتی موقعیت نیمه وقت را به راحتی ذخیره کنید.

اما چه چیزی واقعاً به لمس انسان نیاز دارد؟ خوب ، شاید نتوانید آن را خودکار کنید ، اما احتمالاً می توانید مدت زمان لازم برای تکمیل آن را کوتاه کنید.

کوتاه کن ، حذف نکن

لازم نیست که هر کاری کاملاً از بین برود تا در بالاترین سطح عملکرد خود عمل کند.

اگر می توانید از فناوری برای کوتاه کردن کار استفاده کنید ، ممکن است آن را به چیزی تبدیل کند که نیازی به برون سپاری یا شکل دیگری از کار اضافی ندارد.

یکی از ابزارهای مورد علاقه من برای این کار است TextExpander. این یک ابزار ساده است که به صورت خودکار قطعه متن را گسترش می دهد.

با برنامه TextExpander بهره وری متن Expander

به عنوان مثال اگر از یک سرصفحه مشترک برای مقالات خود استفاده می کنید ، می توانید چند کلید تایپ کنید و از آن بخواهید تا عبارت را به صورت خودکار پر کند.

این یک نجات دهنده نجات است که می تواند هفته ها و هر بار یک دقیقه اصلاح کند.

به عنوان مثال ، اگر یک پاسخ مشترک به محبوب ترین نامه های الکترونیکی خود بنویسید ، می توانید زمان ایمیل خود را از دو ساعت نامطلوب به سی دقیقه کنترل کنید.

این کار وظیفه ای را می طلبد که در غیر این صورت باید به یک کارمند گران قیمت سپرده شود و به شما امکان می دهد فقط با کسری از روز کاری خود آن را مدیریت کنید.

روش های دیگری نیز برای انجام این کار وجود دارد.

آشنایی با میانبرهای رایج صفحه کلید و برنامه های کم مصرف می تواند در وقت کافی صرفه جویی کند و برخی از کارهای برون سپاری را اصلاً ضروری نمی کند.

اما یک دلیل دیگر وجود دارد که شما ممکن است بخواهید از فناوری برای کمک به شما استفاده کند: مدیریت مشکل عدم همزمان بودن.

مسئله عدم همزمانی را حل کنید

در ساده ترین حالت ، مشکل ناهمزمانی این است که شما نمی توانید تمام وقت کار کنید. یک مسئله ساده وجود بلادرنگ بودن و عدم توانایی کار در زمان واقعی (حداقل نه تمام وقت!) وجود دارد

برای رفع این مشکل ، می توانید از فناوری استفاده کنید که بدون نیاز به قرار گرفتن در انتهای صفحه کلید ، از تعامل در زمان واقعی تقلید می کند.

متداول ترین نمونه آن رسانه های اجتماعی است. رسانه های اجتماعی نیاز به تعامل مداوم دارند ، اما آنلاین بودن مداوم غیرممکن است.

توصیه می کنم استفاده کنید اتوماسیون بازاریابی برای صرفه جویی در ساعت کار، در حالی که انجام همان مقدار انجام می شود.

ابزارهای متنوعی وجود دارد که این کار را آسان می کند. من توصیه می کنم این است Hootsuite، به شما این امکان را می دهد که به روزرسانی های شبکه های اجتماعی را از قبل آماده کنید.

خودکار داشبورد مدیریت بازاریابی رسانه های اجتماعی Hootsuite 1

یک گزینه منحصر به فرد تر است ادگار، به شما امکان می دهد پست هایی را که حتی پس از خالی بودن لیست به روزرسانی های ارسال ، با دوچرخه سواری در کتابخانه محتوا ، برنامه ریزی کنید.

با Meet Edgar ابزار برنامه ریزی رسانه های اجتماعی که خود را مدیریت می کند ، برون سپاری کنید

و در نهایت، بافر به شما امکان می دهد صف پستهایی را که می خواهید در کانالهای مختلف رسانه های اجتماعی به اشتراک بگذارید ، تنظیم کنید.

با بافر پلتفرم مدیریت رسانه های اجتماعی

این ابزارها به شما امکان می دهند همزمان با محدودیت های زمانی خود کار کنید. به عبارت دیگر ، می توانید زمان مشخصی قرار دهید و بعداً نتایج دیگر را درو کنید.

با انجام این دسته از وظایف ، ممکن است بتوانید بدون استخدام کارمند جدید ، از مزایای آن بهره مند شوید.

سرانجام ، می توانید روی ایمیل نیز ناهمزمان کار کنید. با استفاده از ابزاری مانند تماس با میمون، می توانید ایمیل ها را به تأخیر انداخته و بعداً ارسال کنید.

این به شما امکان می دهد در طول هفته ایمیل های جدید را بدون نیاز به برنامه ریزی برای آنها ارسال کنید.

همکاری با یکپارچه سازی Salesforce برای ردیابی ایمیل برای Outlook Gmail ContactMonkey

اما نرم افزار محدودیت هایی دارد و ممکن است دریابید که برای انجام کارهای پیشرفته تر ، باید کارهای خود را به انسان ها سپرده گذاری کنید.

اینجاست که باید شروع کنید:

برون سپاری سیستم های تجاری

بعضی اوقات فرایندها و سیستم هایی وجود دارد که تجارت شما به آنها نیاز دارد و شما به سادگی نباید آنها را مدیریت کنید.

به عنوان مثال ، هر مشاغل هر ساله نیاز به ثبت مالیات دارند. اما بیشتر مشاغل کوچک ترجیح می دهند این کار را به یک شرکت حسابداری یا CPA واگذار کنند.

چرا؟

زیرا این نوع دانش فنی ویژه مالیاتی چیزی است که یک تجارت کوچک فقط چند بار در سال به آن نیاز دارد!

استخدام آن قسمت از تجارت بسیار ارزان تر از استخدام کارمند جدیدی است که برای انجام بیشتر سال کافی نیست.

چگونه تصمیم بگیریم چه کسی را برای برون سپاری سیستم های تجاری خود استفاده کنیم

برای هر یک از این موارد ، توصیه می کنم به دنبال یک شرکت مستقر باشید.

سطح تخصص برای هر یک از این زمینه ها مهم است و حتی ممکن است دارای شرایط قانونی باشد ، بنابراین انتخاب شرکتی که به آن اعتماد دارید بسیار مهم است.

برای این مناطق ، شما نباید به صورت آنلاین به جستجوی فریلنسر بپردازید. در عوض ، با دقت به دنبال شرکتی باشید که پاسخگوی نیازهای شما باشد.

بسته به شرایط خود ، ملاک زیر را در نظر بگیرید.

  • محلی: اگر یک مشاغل محلی هستید و به برقراری ارتباط مداوم نیاز دارید ، باید به دنبال شرکتی در این منطقه باشید. این مورد درصورت نیاز به حضور فیزیکی شرکت ، چه برای راه اندازی سیستم جدید IT یا اسکن اسناد مالیاتی سال گذشته ، قابل استفاده است.
  • تجربه و تخصص: بعضی اوقات ، صنعت شما بسیار تخصصی است و شما به یک شرکت نیازهای خاص خود نیاز دارید. شرکت هایی که مانند یک مدیر منابع انسانی برای استارتاپ های فنی کار می کنند ، می توانند نیازهای منحصر به فرد شما را به بهترین وجه درک کنند.
  • تجربه: این برای هر شرکتی که با اطلاعات مهم مانند مالیات یا مدارک حقوقی سروکار دارد یک ضرورت است. از هر شرکتی که تصمیم به استفاده از آن دارید ، به دنبال شرکتی باشید که بداند چه کاری انجام می دهد و منابع و داده هایی برای پشتیبانی ادعاهای خود داشته باشد.
مقاله مرتبط  چگونه می توان بازاریابی خود را در طول Coronavirus (COVID-19) تطبیق داد

حسابداری مالی

متداول ترین نمونه برون سپاری کسب و کار ، امور مالی و حسابداری یا F&A است.

مشکل فقط در زمانی نیست که تیم داخلی باید به کار اختصاص دهند.

شرکت های بزرگ حسابداری می توانند از پس تهیه نرم افزار و منابعی برآیند که کارمندان داخلی هرگز به آنها دسترسی نخواهند داشت.

این کمبود منابع برای تیم هایی با کارکنان F&A داخلی یک مبارزه بزرگ است ، طبق گفته Consero.

In house vs Outsource Infographic Consero Global

در نتیجه ، تعداد زیادی از مشاغل کوچک این نوع کارها را به خارج از کشور واگذار می کنند.

در حالی که بسیاری از افراد گزینه های محلی را دنبال می کنند ، مانند یک شرکت حسابداری در خیابان یا CPA که توسط یک دوست توصیه می شود ، مشاغل بیشتر و بیشتری از خدمات آنلاین استفاده می کنند.

مالیات بر چوب، به عنوان مثال ، متخصص مالیات برای فریلنسرها و مشاوران است.

این تخصص آنها را کاملاً مناسب برای کارآفرینان آزاد که ممکن است CPA تخصصی در این منطقه نداشته باشند ، فراهم می کند.

تأمین منابع مالیات با الوار

منابع انسانی

گرچه ممکن است خارج از مدیریت کردن مدیریت کارکنان سازنده فعالیت شما دیوانه باشد ، منابع انسانی به سرعت در حال تبدیل شدن به یک صنعت برجسته برون سپاری است.

برون سپاری از طریق ارائه دهندگان خدمات منابع انسانی در سال 2016 رشد 27 درصدی داشته است و بیشتر ارائه دهندگان خدمات منابع انسانی انتظار دارند که این رشد ادامه یابد، طبق Prism HR.

2017 HR Outsourcing Trends Infographic FINAL jpg 650 1596

اگر شما یک شرکت کوچک و بدون پرسنل زیاد هستید ، شروع کار به نظر مناسب نیست.

همانطور که هر شرکت بزرگی می تواند تصدیق کند ، منابع انسانی می تواند هزینه هنگفتی هم از نظر زمان و هم هزینه داشته باشد. برای تمرکز بر هسته اصلی کسب و کار خود ، این کار را با برون سپاری انجام دهید.

فناوری اطلاعات

در حالی که مشاغل گذشته معمولاً به پرسنل IT داخلی متکی بودند ، شرکتهای امروزی ارزش این را دارند که این قسمت از معما را به خارج از کشور برسانند.

اگرچه داشتن مسائل مربوط به رسیدگی به کارمندان تمام وقت در هنگام بروز مشکلات بسیار خوب است ، اما این می تواند یک هزینه اضافی غیر ضروری باشد.

در حال حاضر ، کار با فناوری اطلاعات برون سپاری مانند وظایف مبتنی بر پروژه و بیانیه کار (SOW) طبق TekSystems اکنون با افزایش کارکنان برای کار فناوری اطلاعات برابر است.

برون سپاری داده ها 2017 پیش بینی infographic jpg 850 2672

If you haven’t already started outsourcing some of your IT needs, go ahead and begin now.

Legal

Few small businesses have the legal expertise in-house to handle the increasing number of requirements local and national laws demand.

For the more challenging parts of your business, consider hiring an outside attorney for legal advice and consulting.

Legal process outsourcing is on the rise in almost every subsector, according to Cogneesol.

Legal Support Outsourcing jpg 1200 3880

This is one of the areas where experience and locality are critical.

Be sure to find a firm that is well-versed in the specifics of your local laws and has a track record of giving successful advice to businesses similar to yours.

Outsource Auxiliary Business Tasks

The best place to start with outsourcing is by letting someone else hand auxiliary business tasks.

These are tasks that are an integral part of your core business, but aren’t part of your competitive advantage.

While these don’t always have to be outsourced, it can be a wise idea to do so.

Repeatable Tasks

If you do something the same way every day, there’s a good chance you can find someone else who can do it for less, give it more focus, and improve your efficiency.

To calculate these tasks, I recommend calculating your wage per hour.

Estimate how much time you’re spending on your most important tasks, and whether or not you could hire someone for less than you’re effectively getting paid for those tasks.

Once you know what your least critical tasks are, and delegate as you see fit.

Simple projects like data entry, calculations, and formatting can be handled by others. To get this started, find a task you do often.

Then, create a screencast of the project. If you’re on a Mac, I recommend Tapes.

You can quickly create a screencast demonstrating the exact procedure.

Outsourcing Tapes for Mac Share Screencasts Fast

Once you have the procedure recorded, have another person write it up. This is a document you can use as a resource moving forward.

With this process, the person you outsource the work to can complete tasks quickly and painlessly — and get them off your plate!

Consider this: 82% of companies that outsource data say it enhanced their overall management, according to Cogneesol.

Why is Outsourcing Data Entry So Popular Visual ly

Website Design and Maintenance

Unless you’re a website development firm, there’s really no reason to maintain your own website.

As mentioned earlier, this is something that another company can do for a better, more cost-effective measure and you can pay for with the economies of scale.

If you’ve already designed your own website, look to outsource this work next time you need to update.

Content Generation

Perhaps the biggest opportunity for outsourcing is through content generation. This is a great way to start with outsourcing,  especially if this is a new area for you.

The most common outsourced content marketing activity is writing, with 44% of marketers using it.

As I’ve mentioned before, it takes tons of work to write and promote content that goes viral. Having an experienced writer or promoter do the heavy lifting can save you tons of time.

However, there’s still room to grow, with two-thirds of marketers outsourcing less than one-third of their content, according to Fronetics.

2017 1 26 13 Stats About Outsourcing Content Marketing page 001 1 jpg 900 1749

If you currently have someone creating content for you — or if you do it yourself — you can almost always find a ghostwriter to produce content for a fraction of the price.

Again, keep in mind your hourly wage and the value of your activities. Chances are, writing isn’t the most valuable thing you could be doing with your time.

For starters, you should consider outsourcing an editor to make you a more productive writer.

The secret to success with outsourcing your content is to have a few examples of premade content to explain what you’re looking for.

You also need a clear content plan that you’d like to produce.

But how do you make sure you don’t get stuck with a freelancer who is a total flop?

How to Land a Killer Freelancer Every Time

If you want to get a great freelancer for a specific job, there are a few steps you can take to make sure the person you hire does an excellent job.

Use this three-part framework to ensure that you get someone who is not only well-qualified for your work, but will do it at a fair price.

1. Research Your Price

Before you look to hire a freelancer, you need to have a budget in mind. Understand that while outsourcing is cheaper, you shouldn’t be looking for the cheapest option.

Software outsourcing, for example, costs a minimum of $70/hour in North America, according to Accelerance.

outsourcing costs

And while you can go as low as $20-40 and hour in Asia, you will sacrifice important benefits such as English language fluency and workday overlap.

Before you get started, do your research. Understand exactly what you should pay for the project you want done, and know what a fair price range is.

It’s also a good idea to make a list of what features are most important to you.

Do you need someone proficient in English? Is clean code important, or do you only care if the final software project works?

These are important questions to decide before you start receiving bids from freelancers.

2. Explain Your Project Fully

What a lot of entrepreneurs don’t realize is that the success of freelancers often depends on the project specifications they write.

A pitch for a job with a vague description may end up with a variety of quotes.

Choosing the lowest price may ultimately mean choosing the freelancer with the least amount of understanding of what the project entails.

مقاله مرتبط  بهترین بررسی خدمات منابع انسانی برون سپاری سال 2020

Rather than undergo this kind of chaos, explain the precise deliverables for the project you’d like the freelancer to complete for you.

The primary site for hiring freelancers is Upwork, and I’ll show you how to write a detailed description on there.

Upwork Hire Freelancers outsource work

If you’re using another platform, you can easily adapt these same principles.

To get started, sign up or log in to your Upwork account. Click on Post a New Job.

My Jobs Stephen Roe Upwork outsource tips

You’ll be presented with the Post a Job page. If you’ve posted before, you can reuse an old job. Otherwise, move to the next section.

Job Postings outsource tips

Choose a category and subcategory. Make sure you get this right, as you might not attract the right kind of freelancers if you post in the wrong category!

Job Postings outsource work

Now it’s time to describe the job. This is where you need to be as specific and detailed as possible.

Give your project a simple and clear heading. In the description section, provide as many details as you can.

If possible, I recommend attaching files to demonstrate inspirations for the project, current designs you want to emulate, or other resources for the freelancer.

Job Postings outsource work

For Upwork to accurately select the right kinds of freelancers for the job you have, you need to select a few different parameters about the project.

If you’re just starting, I would recommend doing a small piece-meal project.

If something goes wrong, it’s better to have it happen on a $100 presentation design task than a $30,000 website development project.

Select one-time project and one freelancer. Enter any skills they might need to complete your project successfully.

Finally, list when the project starts.

Job Postings for outsourcing

Next, you need to decide your Rate and Availability. This is where your earlier price research will come in handy.

Choose how you’d like to pay and the experience level you’re looking for.

You’ll also select the time frame for the job. Again, for the short job type I recommend you start with, choose a short time range (one month to one week).

Job Postings outsourcing example

Decide who can find and apply to your job. I recommend the default option, though you may have higher quality results with just Upwork users.

Don’t select only freelancers you invite unless you already have done a few projects. It’s best to see who’s interested first.

The other questions are optional. If you feel they are important, you can specify preferred qualifications, screening questions, and a cover letter.

I haven’t found these necessary for small jobs, though.

Job Postings outsourcing example

Finally, click Post Job.

Job Postings upwork outsourcing

Once your post is live for a few hours, you’ll start to get freelancers bidding for your job.

This is where the fun begins!

3. Learn About the Freelancers Who Bid

Once you post a job, freelancers on Upwork will post bids based on your specifications. Before you choose a freelancer, you need to do your research on him or her.

Here’s a candidate who bid on one of my projects. I’ve clicked on his profile to see all of his details.

outsourcing compare freelancers example

The three most important figures for me are his Job Success Score, work history, and languages.

Job Success Score is an indicator of the feedback a freelancer receives from previous clients. At 93%, Goran J. has a solid rating.

His work history tells me that he’s spent over 500 hours on Upwork with 76 jobs, which is a good amount to have a process and track record for solid work.

And finally, he’s fluent in English. This makes the communication process much easier, and he’ll understand any revisions I need to make.

If you want to dive deeper into customer feedback, you can review the Work History and Feedback section of the freelancer.

I prefer to sort by lowest rated, to see what issues (if any) are common complaints.

Since most freelancers offer revisions, you shouldn’t see many negative reviews. A slew of negative feedback usually means the freelancer wasn’t very accommodating to clients.

Outsource example of looking for freelancers

Thankfully, Goran J. has excellent feedback. The lowest rating he’s received was “no feedback given,” and the lowest recorded score was 4.30.

He’s a solid candidate based on previous experience.

How to find a freelancer for outsourcing

Now that we know he’s qualified for the job, let’s make sure his work quality matches what clients have said.

Most freelancers on Upwork include a portfolio where you can review previous work.

Unlike a low Job Success Score or poor customer feedback, there’s no right or wrong answer with a portfolio.

You’re just making sure you like their style.

If you follow these steps to vetting the freelancers who apply for your job postings, you’re sure to get a killer job done each time.

How to Make Ongoing Outsourcing Projects Successful

When you first venture into the world of outsourcing, you might hear horror stories of ongoing freelancers who rack up massive bills, deliver work long past deadlines, or give up on a project halfway through.

This is easy to prevent for a quick foray into freelancing with a small task.

But what if you have a larger, ongoing project? How can you ensure quality work while still maintaining a fair price?

The answer is just as simple as landing a quality freelancer for a small project: there are a few key steps to ensure a perfect fit.

Invest More in the Outsourcing Selection Process

Since you’ll be working with someone for a longer period of time, it’s important that they are a good fit for your projects.

To do this, you’ll want to set up a more rigorous process for finding the right freelancers.

I recommend adding a random test question to your application to weed out anyone who won’t follow directions.

Requiring a unique subject line or another kind of “password” is a simple way to see who is willing to pay attention to small requests.

To get the right person, you also need to expand your entries. Have at least three people in your sights, then choose the one that works best for your project.

I recommend requiring a paid test project from at least three people. Yes, it can be expensive to pay multiple people for the same work, but think of it as an investment.

It’s better to find out early on that they aren’t able to handle a project before entrusting them with mission-critical work.

Finally, conduct a video chat interview with your shortlisted candidates. This ensures they can show up to an appointment and make sure you get along.

Communicate Regularly

Regular communication is vital to keeping your team aligned with the goals of your venture.

After having a video chat interview in the beginning, work to maintain this level of communication.

Make sure they jive with your process and can show up and be available. I use Skype for communication with my remote team.

Everyone seems to already know how to use it, and it’s simple to use.

Another tool helpful for work discussions with remote teams is Slack. If you’re unfamiliar with the tool, it’s a messaging and chat app for working teams.

Slack Where work happens outsource communication

This is a great way to stay updated with the newest developments on the project and make sure each freelancer is on the same page as the rest of the company.

Share Documents and Monitor Progress

Last but not least, you need the ability to share documents easily.

This is especially important in content marketing, where edits can quickly become tiresome if you need to send documents back and forth.

I recommend Google Docs for this, as it makes it easy to communicate with my editor and collaborate.

Google Drive is helpful for maintaining large file collections. This is helpful if you have a queue for content marketing and need to prepare content in advance.

Google Drive allows you to create shared folders that everyone in your editorial team (writers, editors, publishers, etc.) can all review.

outsource communication Google Drive Cloud Storage File Backup for Photos Docs More

Finally, Dropbox is a powerful tool that allows you to share a variety of files, from templates to logos, with other members of your team.

It’s a great way to keep the branding on point and prevent a freelancer from accidentally use an old version of your logo.

Dropbox to communicate with outsource freelancers

Before you begin a large project, make sure you onboard everyone with the tools you’ll be using. Provide them with accounts and teach them how to use the tools if necessary.

With those basic precautions in place, you can go about with an ongoing project that’s guaranteed massive success.

نتیجه

If you’re an entrepreneur looking to get more done in less time, outsourcing is a solution you should consider.

While it doesn’t work for every situation, outsourcing the least vital parts of your work is a surefire way to increase your efficiency.

If you use the right techniques and do your research, you can ensure that your outsourced work has the same impact of the projects you finish yourself.

What techniques will you use to outsource without losing quality?